Onnistu työpajassa - 5 vinkkiä fasilitaattorille ryhmän ohjaamiseen

Fasillitaattorin tärkein tehtävä on saada ryhmästä paras irti. Miten siinä voi onnistua? Hyvä suunnittelu auttaa reagoimaan itse tilanteessa tapahtuviin asioihin. Taustatietona on hyvä ymmärtää, että pelkästä puheen kuuntelusta ihmisten mieliin jää tutkimusten mukaan vain 5-20 %. Kun siihen lisätään muiden havaintokanavien hyödyntämistä, kuten kysymistä ja kuuntelua sekä tekemistä, niin muistijälki kasvaa kohisten – jopa 90 prosenttiin. Jos siis haluat ryhmästä parhaan irti ja ryhmän, joka sitoutuu tehtäväänsä, niin opettele osallistamaan.

Sanotaan, että fasilitaattorin on hyvä pysyä ulkopuolisena ja olla vaikuttamatta ryhmään. Systeemisten silmälasien läpi katsottuna tämä on mahdoton vaatimus. Hyväksy siis, että kaikki mitä teet tai et tee vaikuttaa tavalla tai toisella yksilöiden ajatteluun ja toimintaan, ja sitä kautta ryhmädynamiikkaan.  

Olitpa sitten kokousten puheenjohtaja, ”ulkopuolinen” fasilitaattori tai tiimin vetäjä niin tarvitset fasilitointitaitoja. Tämän oppii vain kokeilemalla. Kokeilussa käy mielestämme aina hyvin: Sitä joko onnistuu tai oppii todella paljon😊. Netistä, kirjoista, koulutuksista ja muita havainnoimalla saa vinkkejä, mutta käytännön taidoksi fasilitointi kehittyy ainoastaan tekemällä.

Kokosimme sinulle 5 vinkkiä siihen miten valmistautua ryhmän ohjaamiseen. Vinkit kattavat koko prosessin, eli ajateltavaa suunnittelun aloituksesta aina työpajan aikaiseen toimintaan.

1. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Suunnittele hyvin ja varaudu joustamaan, sillä ryhmässä tapahtuu aina jotain yllättävää. Suunnittele tilaisuus ennakkoon seuraavien kysymysten avulla. Kun osaat vastata niihin riittävän hyvin, olet vahvoilla. 

• Keitä haluat mukaan ja miksi juuri he? Mitä odotat osallistujilta ja miten viestit heille odotuksistasi ennen tilaisuutta? Mikä on tilaisuuden tavoite ja miten tilaisuus on järkevintä toteuttaa (live/etä/hybridi)?
• Miten avata tilaisuus siten, että luot turvallisuutta, herätät uteliaisuutta ja suuntaat energiaa yhteiseen tavoitteeseen?
• Miten osallistat ihmisiä, jotta vireystila pysyy yllä ja ryhmästä saadaan paras irti?
• Miten haastat ryhmän toimintaa ja ajattelua? Mitkä menetelmät toimisivat suuntaamaan ryhmän ajattelua ja toimintaa tavoitteen suuntaisesti?
• Mistä tiedät, että olette onnistuneet saavuttamaan tavoitteen?
• Mistä tiedät, että nyt homma ei toimi? Mitä silloin tapahtuu? Miten silloin toimit?
• Paljonko aikaa tarvitsette? Mitä teet, jos aika loppuu kesken?

2. Läsnäolon varmistaminen

Jokaisella meistä on aivoissa miljoona asiaa ja ajatusta, mitkä häiritsevät läsnäoloa. Tulemme työpajaan pää täynnä deadlinejä, ruokaostoslistoja, päiväkotijuttuja, yms asioita, mitkä eivät mitenkään liity tilaisuuden aiheeseen. Tästä syystä on tärkeää fasilitaattorin pysäyttää porukka ja varmistaa läsnäolo. Läsnäolon varmistaminen auttaa porukkaa hitaustumaan yhteen ja työskentelemään tehokkaammin.  Virittäytymisen tavoitteena on saada porukka ottamaan suhdetta sekä ryhmään että aiheeseen.

• Tyypillinen tapa on esim coctailit, eli porukka jaetaan hetkeksi pienempiin ryhmiin keskustelemaan. Muutamien minuuttien keskustelun jälkeen vaihdetaan ryhmää. Kysymyksinä voi olla esimerkiksi: Kuka olen ja mistä tulen? Mitä odotan tilaisuudelta?
• Mitä keinoja sinulla on jo käytössäsi ihmisten virittämiseen? Tapoja virittää voit kerätä kavereilta, netistä, koulutuksista, keksiä itse.
• Tehokkaan yhteistyön toteutumisessa on tärkeää puhua ääneen niin odotuksista kuin yhteistyön pelisäännöistäkin. Tehokkaimmillaan ne luodaan yhdessä, mutta myös fasilitaattori voi tuoda pelisääntöjä. Esimerkkinä: Tässä työpajassa ei ole lupa mitätöidä toisen ideaa, vaan ”hulluimmaltakin” kuulostava idea on timanttia!

3. Yhteisen tavoitteen selkeytys

Ilman selkeää ja yhteistä tavoitetta, ei ryhmästä saada parasta irti. Siksi fasilitaattorin on hyvä käyttää riittävästi aikaa varmistaakseen, että ryhmällä on yhteinen ymmärrys tavoitteesta. Tämä voi tuntua joskus ajanhukalta, mutta usko tai älä - sillä on iso vaikutus lopputulokseen.

Puhukaa riittävästi! Visualisoikaa tavoitteenne: kirjoittamalla, piirtämällä…. Tavoitteen kuvaamista olet aloittanut jo suunnitteluvaiheessa, mutta muu porukka ei ole ollut sinun ajattelussasi mukana – siksi keskustelu.

• Mitä tavoittelemme ja miksi? Miten kukakin ymmärtää tavoitteen?
• Mikä tavoitteessa motivoi/innostaa ketäkin? Entä mikä mietityttää?
• Mitkä asiat pitää ratkaista? Mihin kysymyksiin olla vastaus, jotta voimme edetä?
• Mistä tänään pitää päättää?
• Mikä on kenenkin osallistujan rooli?  
• Mitä kukakin odottaa yhteistyöltä / projektilta / tältä palaverilta?

4. Yhteiskehittelyyn ohjaaminen

Osallistaa voi monin eri tavoin. Se mikä olisi paras menetelmä mihinkin tilanteeseen, on mahdotonta sanottaa yksiselitteisesti. Pelkkä menetelmä ei auta, jos et hyödynnä ryhmää.. Menetelmän valinta lähtee aina tavoitteesta. Mikä tai mitkä menetelmät auttavat työskentelemään tavoitteen suuntaisesti. Yksinkertaisin osallistamisen tapa on esittää kysymys, johon paneudutaan ensin pienryhmissä tai pareittain. Jokainen osallistuja pääsee siis sanomaan omia ajatuksiaan ääneen.

Luottaaksesi omiin taitoihisi, kannattaa harjoitella, sillä kukaan ei harjoittele niin paljon kuin maailmamestari. Jokaisen kokeilun myötä lupaa ja takaan, että osaamisesi kasvaa.

• Mitä muita osallistamisen tapoja ja keinoja sinulla on jo työkalupakissasi?
• Voit laajentaa työkalupakkiasi kysymällä kavereilta vinkkiä, etsimällä kirjoista tai netistä, valmentautumalla ja voit myös keksiä itse.
• Menetelmiä: Dynaaminen fasilitointi toimii myös kompleksisten, tunteitakin herättävien asioiden käsittelyssä ja 5-4-3 toimii simppelinä innovointityökaluna

5. Käytäntöön vieminen ja reflektointi

Osallistaminen on yleensä turhaa, jos yhdessä tuotettua ei hyödynnetä. Mikään työpaja tai ryhmätyö ei ole hyödyllinen, jos asiat eivät konkretisoidu ja käytäntöön viennistä sopimiseen ei jää aikaa. Jotta osallistamisesta olisi hyötyä, pitää asioita konkretisoida ja priorisoida. Turhan usein kuulen, että tähän ei jäänyt aikaa, sillä silloin fasilitaattori on epäonnistunut ryhmän ohjaamisessa. Jos aika on kortilla, niin fasilitaattorin pitää pistää ryhmä suuntaamaan joko tilaisuuden tavoitetta uudelleen tai sopia miten työstöä jatketaan.

Tärkeintä osallistujien kannalta on, että jokainen ymmärtää mitä yhdessä saatiin aikaan, mitä päätettiin ja miten jatkuu. Myös yhteinen reflektointi siitä mitä kukakin oppi työpajassa, on hyödyllistä osallistujille. Jätä siis riittävästi aikaa konkreettisten toimien, oppien ja käytäntöön viemisestä sopimiseen.

• Tavoitteen näkökulmasta priorisointi on yleensä tehokkaampi keino, kuin pelkkä äänestäminen yksilöiden omien kiinnostusten mukaan: Mitkä asiat tai tekemiset vievät meitä eniten kohti tavoitetta?
• Ryhmän sitoutumisen varmistaminen: Mitä sovimme? Kuka tekee ja mitä? Miten varmistamme, että sovitut asiat toteutuvat? Milloin tarkistamme etenemisemme ja suuntaamme tarvittaessa uudelleen? 
• Yksilötason sitoutumisen varmistaminen: Mitä aiot viedä itse tästä omaan arkeesi? Mitä teet ja milloin
• Apukysymyksiä yhteiseen reflektointiin: Missä olemme onnistuneet? Mitä silloin teimme? Missä emme onnistuneet? Mikä jäi meiltä huomioimatta? Mitä opimme tästä?

Muista, että ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa osallistaa, vaan tapoja on yhtä monta kuin tilaisuuksia. Rohkeasti vaan kokeilemaan ja rikkomaan totuttuja työskentelykaavoja! Pian huomaat, kuinka ryhmän dynamiikka muuttuu, tulokset paranevat ja tyytyväisyys kasvaa.