Vähemmän on enemmän - Onko tiimisi työkuorma hallinnassa?
Tämä on tarina asiantuntijatiimistä, joiden työhön kuului sekä asiakkaan luona tehtävää suorittavaa työtä että kehittämistä. Tiimissä ilmeni negatiivisuutta: tyytymättömyyttä, ärtyneisyyttä ja kritiikkiä esihenkilöä kohtaan. Pysähdyttiin yhdessä ihmettelemään tilannetta ja selvisi, että tiimi on jaksamisensa äärirajoilla. Negatiivisuus olikin todellisuudessa avunpyyntö. Asiantuntijat eivät itsekkään tajunneet ennen pysähtymistä, että mistä oma tyytymättömyys kumpuaa.
Arvioi säännöllisesti tilannetta
Pysähdy hetkeksi ja pohdi tiimisi tilannetta seuraavien kysymysten avulla. Mitä johtopäätöksiä teet tilanteestanne?
- Montako projektia teillä on työnalla?
- Millaisia tavoitteita teillä on, määrää, laatua vai molempia? Entä paljonko niitä on?
- Mitä muuta tekemistä tiimiläisten arkeen kuuluu?
- Mitä tiimiläisille kuuluu? Onko vastaus aina ok, vai uskalletaanko sanoa, että nyt tarvitsen jeesiä - on liikaa töitä?
- Millaisia tiimipalaverit ja one-to-onet ovat viime aikoina olleet? Mikä fiilis?
Esimerkkitiimin tilannekartoitus yksinkertaistettuna: Tiimissä oli 5 jäsentä ja esihenkilö. Heillä oli 10 eri kokoista projektia ja asiakastyö, joka käytännössä vei melkein koko työajan. Tavoitteet olivat hyvin moninaiset: laskutuseurot (toteutunut ja ennakoitu), jatkuvan parantamiseen ja kehittämiseen sekä projektien etenemiseen ja tuloksiin liittyviä tavoitteita. Kaiken kaikkiaan 13 eri mittaria per hlö ja tiimillä vielä kolme erillistä mittaria.
Mikä neuvoksi?
Kun tiimin todellinen tilanne on selvillä, on vaikein tehtävä priorisoida tekemiset ja luopua osasta tekemisiä. Jokaisella asiantuntijalla on omat intohimon ja mielenkiinnon kohteensa, joiden avulla on helppo kaataa oma ajankäyttö. Pysähtymättömyys kokonaistyömäärän ja tehtävien äärelle saa helposti aikaan sen, että ei tule mietittyä mikä on oikeasti mahdollista normaalilla työaikapanostuksella. Asiantuntijat, kokemukseni mukaan, aliarvioivat lähes poikkeuksetta kuhunkin projektiin tai tehtävään kuluvan ajan tai vaativuustason. Tästä seuraa, että toteutumisvaiheessa siirrytään ”selviytymismoodiin”, joka yleensä laskee sekä tehokkuutta että laatua.
Harva työ ei myöskään enää ole sellaista, että sillä ei olisi kerrannaisvaikutuksia muihin asioihin, henkilöihin tai tiimeihin. Mikä on optimaalinen ryhmä, joka minkäkin kehityksen tai projektin tekee ei ehkä olekaan se kysymys, vaan enemmänkin se, että ketä kaikkea pitäisi pitää kartalla eri kehitysvaiheissa. Porukka ja informoitavat tahot siis mitä todennäköisemmin vaihtelevat homman edetessä.
Tiimin ja projektiryhmien kanssa kannattaakin käydä säännöllistä vuoropuhelua, jotta mahdollisiin työkuorman haasteisiin voidaan tarttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Priorisoinnin kannalta olennaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Miten tavoite määritellään/ on määritelty? Konkretia, siitä miten jokainen sen tulkitsee? Miten tavoite ohjaa valintojamme?
- Mitkä tekemiset/projektit ovat olennaisia strategian toteutumisen ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta?
- Mitä vaikutuksia tällä projektilla on prosesseihin, muihin tiimeihin, asiakkaisiin, tulokseen, työkaluihin …?
- Mitä tunteita tämä herättää? Mikä mietityttää? Mikä innostaa?
- Mistä tiedämme kulloisenkin työkuorman? Miten reagoimme siihen?
- Mitä voimme jättää kokonaan tekemättä? Mitä vaikutuksia sillä on meihin, toisiin ….?
Kun mietit vuoropuhelun lisäämisen keinoja, niin vilkaise miten fasilitointi ja tiimicoaching voisi teitä auttaa.
Monta puolivillaisesti tehtyä projektia on huonompi, sekä työtyytyväisyyden että firman menestyksen kannalta, kuin muutama kunnolla hyvin tehty ja loppuun saatettu projekti.
Eli vähemmän on enemmän!
"Tietotyöläisillä esiintyy esimerkiksi erilaisia stressioireita, univajetta, palautumisen haasteita sekä kognitiivisia oireita. Tietotyöläisten kognitiiviset oireet ovat tutkitusti yhteydessä esimerkiksi unettomuuteen ja masennukseen. Pahimmillaan pitkittyvä kuormitus voi johtaa sairauspoissaoloihin ja jopa pysyvään työkyvyttömyyteen. Varman data osoittaa, että asiantuntijatyötä tekevillä mielenterveyden häiriöt ovat yleisin työkyvyttömyyden syy." Auli Airila, Tutkimuspäällikkö, Varma
Varman Tietoa työkyvystä -sarjan uudessa raportissa Tietotyö ja työkyky - tutkittua tietoa ja työpaikan keinoja aivokuorman hallintaan tarkastellaan tietotyön kuormitus- ja voimavaratekijöitä, tietotyötä tekevien työhyvinvointia ja työkykyä sekä tarjotaan organisaatiotason ratkaisuja aivokuorman hallintaan. Tietotyö ja työkyky -tutkimusraportti on ladattavissa täältä
