Tehottomat palaverit - 4 vinkkiä palavereiden tehostamiseen
Kutsutaanko sinut palaveriin, josta
- et tiedä mitä se koskee tai miten se koskettaa sinua?
- suurin osa ajasta käytetään raporttien läpikäyntiin tai vetäjän yksinpuheluun?
- asiasta kyllä puhutaan, mutta mitään konkreettisia toimia ei sovita?
- muistioita ei kirjoiteta, tai jos kirjoitetaan niin niihin ei koskaan palata?
Jos vastasit edes yhteen edelliseen väittämään KYLLÄ, niin tehostamisen tarvetta saattaisi löytyä.
Palaverien tehottomuudenkustannuksia on myös tutkittu maailmalla. Esimerkiksi Harvard Business Review'n artikkelissa "Stop the Meeting Madness" käsitellään tutkimusta, jonka mukaan tehottomat palaverit maksavat Yhdysvaltain yrityksille arviolta 37 miljardia dollaria vuodessa. Tutkimuksessa todettiin, että keskiverto työntekijä käyttää noin 23 tuntia viikossa palavereihin, joista suuri osa koetaan tehottomiksi. Miten teillä?
4 vinkkiä palavereiden tehostamiseen
Kokosimme tähän 4 vinkkiä, joiden avulla pystyt sekä vähentämään että tehostamaan omalta osaltasi palavereitanne.
- Palaverin tarkoitus
- Jokaisen palaverin kutsujan tulisi miettiä ennen kutsumista, mikä palaverin tarkoitus on. Koska se mitä siinä on tarkoitus saada aikaiseksi, vaikuttaa siihen ketä pitää kutsua mukaan, paljonko aikaa tarvitaan sekä mitä pitää selvittää etukäteen, jotta yhteinen aika käytetään mahdollisimman tehokkaasti ja osallistujien aikaa kunnioittaen. Tehokas vetäjä määrittelee käytettävissä olevaan aikaan ja resursseihin sopivan kokoisen agendan ja tavoitteet- Jos on tarve ideoida, niin tunti on yleensä liian lyhyt. Jos taas on tarve päättää asia, josta on jo paljon taustatietoa, voi palaveri kestää vaikka vain kymmenisen minuuttia.
- Palaverikutsu
- Tehokkaan palaverin kutsusta löytyy palaverin tavoite ja agenda. Siinä on myös kuvattu mikä kenenkin osallistujan rooli on käsiteltävän asian edistämisen kannalta, jotta jokainen voi itse priorisoida osallistumistaan tai vaihtoehtoisesti ehdottaa tilalleen toista osaavampaa kaveria. Lisäksi olisi hyvä liittää tarvittava taustatieto mukaan etukäteisperehtymistä varten.
- Palaverin johtaminen
- Palaveria pitää johtaa, ihan niin kuin kaikkea yhteistyötä pitää johtaa, jos meinataan saada aikaan tuloksia. Tehokas palaverin vetäjä on miettinyt etukäteen, miten työskennellään, jotta kaikkien mielipiteet ja ajatukset pääsevät esiin. Siksi hyvä vetäjä hyödyntää aktiivisesti erilaisia keskustelumenetelmiä (fasilitointia) tai liikettä apunaan. Esimerkiksi kävelypalaverit tehostavat tunnetusti ajattelua. Mikäli aihe lähtee rönsyämään tavoitteesta, palauttaa vetäjä keskustelun takaisin uomaansa. Hyvä palaverinvetäjä parkkeeraa selvitettävät asiat napakasti ja tarvittaessa keskeyttää palaverin, mikäli asian eteenpäin vieminen vaatii jatkoselvityksiä.
- Konkreettiset jatkoaskeleet
- Tehokkuutta voi mitata helposti konkretian kautta. Tehokas palaverinvetäjä varaa palaverin loppupuolelle riittävästi aikaa jatkoaskeleista ja vastuista sopimiseen. Tehokkaasta palaverista tehdään myös muistio, josta voi tarkistaa mistä puhuttiin, mitä sovittiin ja milloin sovittuihin asioihin palataan. Kirjallinen dokumentaatio tarvitaan, jotta voidaan varmistaa yhteinen ymmärrys sovituista asioista ja vastuista.
Vinkki vitonen:
Tutustu myös Aki Ahlrothin listaamaan kahdeksaan kokousten helmasynteihin.
