Dynaaminen fasilitointi
Dynaaminen fasilitointi on Jim Rough:in kehittämä menetelmä, joka sopii hyvinkin erilaisten asioiden käsittelyyn. Menetelmä antaa tilaa myös tunteille ja siksi se sopii myös hyvin kompleksisten, tunteitakin herättävien asioiden käsittelyyn. Olemme käyttäneet dynaamista fasilitointia niin muutostilanteen, uuden ideoinnin, analysoinnin ja henkilöstö- tai johtamistutkimusten käsittelyyn.
Menetelmän idea on siinä, että tiimi keskustelee valitusta aiheesta varsin vapaamuotoisesti. Fasilitaattorin tärkein tehtävä on kirjata keskustelua ylös ja pitää huolen siitä, että jokainen on äänessä. Roughin määrittelemät otsikot kirjattaville asioille ovat: 1) data, 2) concerns, 3) solutions ja 4) problem statement. Me olemme muokanneet otsikoita tarpeen mukaan ja välillä otsikoita on vaan kolme. Yleisimmät käyttämämme otsikot ovat: 1) faktat, 2) huolet ja toiveet, 3) ongelmat, 4) ideat ja ratkaisut.
Fasilitaattori voi milloin tahansa kysyä tarkennusta, jotta osaa kirjata mahdollisimman autenttisesti keskustelua ylös. Kun keskustelua on käyty jonkun aikaa, pysäyttää fasilitaattori tiimin arvioimaan ja suuntaamaan keskustelua, jotta pääsemme asiassa syvemmälle. Joskus joudumme ottamaan kokonaan uuden aiheen ja sekin on ok.
Lopuksi pyydetään ryhmää kiteyttämään tärkeimmät asiat. Esimerkiksi: Mistä kaikesta tässä on kyse? Mitä voimme jo lähteä tekemään? Mitä pitää vielä selvittää? Kuka ottaa siitä vastuun? Miten jatkamme tästä? Keskustelun kesto on kokemuksemme mukaan yleensä noin 30-60 minuuttia, mutta joskus menee kaksikin tuntia. Menetelmä toimii niin livetilanteessa kuin myös virtuaalisessa fasilitoinnissa.
5-4-3
5-4-3 menetelmän ideana on vapauttaa aivot ideoimaan. Numerot tulevat siitä, että keksitään viisi ideaa neljässä minuutissa ja tätä toistetaan kolmen kierroksen ajan. Jokainen osallistuja saa omat post it -laput (joko virtuaaliset tai perinteiset). Ohjeena osallistujille on, että kaikki hullunkurisimmatkin ideat ovat tervetulleita ja jopa toivottuja ja että kirjaisi yhden idean per lappu. Näin toimien ideoiden luokittelu helpottuu.
Kierrosten välissä ideat jaetaan, eli jokainen kertoo vuorollaan omat ideat. Ideoita ei saa kritisoida, eikä niitä jatkojalosteta kierrosten välissä. Ainoastaan todetaan yhdessä ja voidaan ryhmittää samankaltaiset ideat samaan kohtaan seinällä tai virtuaalialustalla. Toinen kierros alkaa heti ensimmäisen kierroksen ideoiden esittelyn jälkeen. Yleensä tämä tuo jalostuneempia ideoita ja jokainen on saanut toisilta uusia ajatuksia. Nämäkin ideat jaetaan samalla periaatteella. Kolmas kierros toistaa samaa kaavaa.
Kun kaikki kolme kierrosta on käyty, on aika lähteä jalostamaan ideoita. Yleensä tässä vaiheessa on löytynyt muutama heti toteutettavissa oleva idea ja muutama jatkokehitystä vaativa.
Menetelmää voi soveltaa lyhentämällä aikaa tai pienentämällä ideoiden määrää. Ensimmäisen kierrokset ideoita voi myös kysyä ennakkoon, jos se palvelee tiimin ideointia paremmin. Menetelmää voi myös jalostaa siten, että kirjataan etukäteen kysytyt ideat paperille ja kierrosten välissä paperi siirtyy seuraavalle jatkoideoitavaksi.
Aivoriihi - Brainstorming
Klassinen aivoriihi on ryhmätyömenetelmä spontaanien luovien ideoiden tuottamiseen. Aivoriihen voi toteuttaa niin livenä kuin virtuaalisestikin. Perussääntönä on aina
- yksi idea kerrallaan
- ei sallita kritiikkiä, kaikki ideat ovat yhtä arvokkaita
- ideoista ei tässä kohtaa keskustella, eikä niitä analysoida
- kaikki ideat kirjataan
- aina voi jatkaa toisten ideoita ja jatketut ideatkin kirjataan vaikka ne poikkeaisivat vain vähän alkuperäisestä
Ensin määritetään aihe mistä ideoidaan ja tämän voi aina tehdä ennakkoon tiedoksi koko porukalle. Kaikilta kysytään ideoita ja kaikki ideat kirjataan näkyviin. Ideoita voi esittää vapaassa järjestyksessä ja aina voi ideoida toisen idean päälle. Ideointia jatketaan niin kauan kuin ideoita syntyy. Lopuksi kerrataan kaikki ideat ja sovitaan miten ideoita tullaan työstämään.
Brainwriting on brainstormingin yksi muunnos, jossa osallistujat kirjaavat itse ideoita yhdessä sovittuun formaattiin. Ideat pitää olla kaikille näkyvillä, jotta niiden pohjalta voi syntyä uusia ideoita. Siksi tämä menetelmä sopii erityisen hyvin eritahtiseen virtuaaliseen ideointiin. Voidaan toteuttaa liven joko paperia kierrättämällä tai esimerkiksi kahvihuoneen seinällä olevilla fläpeillä.
Negatiivinen brainstorming on toinen muunnos perinteisestä aivoriihestä. Kun lupaava idea on löytynyt, etsivät osallistujat sen kaikki mahdolliset negatiiviset puolet ja seuraukset, jotka myös kirjataan ylös. Yleensä valitaan muutama (3-5) negatiivisinta asiaa, joita tutkitaan tarkemmin. Nämä valitut negatiiviset asiat käydään läpi yksi kerrallaan ja mietitään miten alkuperäistä ideaa pitäisi muuttaa, jotta negatiivinen asia voitaisiin poistaa.
6 ajattelun hattua - Six Hats
Six Thinking Hats on Edwar de Bonon kehittämä menetelmä, joka auttaa pois totutusta ajattelutavasta, eli laajentaa ajattelua. Kukin hattu kuvaa erilaista ajattelutapaa.
- Valkoinen hattu: tosiasiat, tilastot, informaatio siitä, mitä meillä on tai mitä me tarvitsemme.
- Punainen hattu: intuitio, tunteet ja niin positiiviset kuin negatiivisetkin tuntemukset.
- Musta hattu: arviointi, kritiikki ja varovaisuus. Analyysi hyvistä ja huonoista puolista tai huomioon otettavista asioista.
- Keltainen hattu: positiiviset ja loogiset perustelut, jotka tuovat esiin hyödyt ja edut.
- Vihreä hattu: vaihtoehtoiset ja luovat ideat. Minkälaisia muita vaihtoehtoisia tapoja tai selityksiä löytyy?
- Sininen hattu: prosessin arviointia, jossa tarkastellaan keskustelun kulkua, ryhmän toimintaa ja ajankäyttöä sekä tehdään yhteenvetoja ja johtopäätöksiä.
Kuuden hatun menetelmää voi toteuttaa monin eri tavoin. Voidaan valita hatut mitä käytetään, tai mennä kaikki hatut läpi. Voidaan jakaa eri hattu jokaiselle osallistujalle tai kaikki ottavat saman hatun päähän. Voidaan päättä myös tänään tässä asiassa käyttää vain yhtä hattua. Eli sovelletaan sen mukaan, mikä auttaa tiimiä pääsemään nopeammin asiassa uudelle uralle, tai rikkomaan vallalla olevaa ajattelutapaa. Herkullisia pienotantoja voi harjoitella esimerkiksi käyttämällä tietoisesti palavereissa hattumetodia. Esimerkiksi pyytämällä idearikkaita kaveria olemaan hyvin kriittinen ja kriittisintä kaveria etsimään vain ja ainoastaan asian hyviä puolia.