Kiire on uusi statussymboli!

Mielenrauhaa työpäivään

Liian monet organisaatiot/ tiimit yliarvostavat kiirettä, jopa edellyttävät ylipitkiä työpäiviä ja kokousputkia sekä uskovat krooniseen moniajokulttuuriin. Ihannoimme myös työkulttuurissamme heitä, jotka ovat aina valmiita venymään, riippumatta heidän tuloksistaan. Pidämme yleensä kiireisiä henkilöitä tärkeinä ja vaikuttavina. Työntekijöitä myös ”palkitaan” siitä kuinka paljon he työskentelevät (esim. laskutettavat tunnit). Kiireestä on tullut statussymboli!

HBR:n artikkelista käy ilmi eri tutkimuksia, jotka osoittavat, että kun organisaatiot ylikuormittavat työntekijöitä, tuottavuus ja tehokkuus itse asiassa laskevat. Työntekijöiden ylikuormitus voi hetkellisesti lisätä liikevaihtoa, mutta pitkittyessä ylikuormitus aiheuttaa huomattavia kustannuksia yritysten tulokselle. Vaikka työntekijät eivät lähtisikään, kiireisyys vahingoittaa tulosta vähentämällä henkilöstön sitoutumista ja lisäämällä poissaoloja. Se heikentää myös työntekijöiden terveyttä: Maailman terveysjärjestön vuoden 2021 raportti osoitti, että ylityö voi lisätä aivohalvauksen, sydänsairauksien ja lopulta kuoleman riskiä.

STM:n mukaan vuonna 2012 sairauspoissaolojen kokonaiskustannukseksi kertyi noin 3,4 miljardia euroa ja työkyvyttömyyseläkkeellä olevien henkilöiden menetetyn työpanoksen kustannus samalta vuodelta oli jopa 8 miljardia euroa. Onko meillä varaa tähän? 

Organisaatioiden ja johtajien on ryhdyttävä toimiin kiire-epidemiaa vastaan, jotta voimme luoda tuottavuutta ja kasvua tukevaa sekä inhimillisesti kestävämpää työelämää!

Tuottavuuden parantamisen keinoja

HBR:n artikkelissa on kerrottu myös tutkimuksista, jotka viittaavat siihen, että työajan vähentäminen hallittavalle tasolle parantaa tuottavuutta. Keinoja tuottavuuden parantamiseen on mm.

  1. Uudista palkitseminen. Yhdistä tulos- ja tuottavuusmittarit palkitsemisen pohjaksi. Tunnista ja kehu työntekijöitä, jotka työskentelevät tehokkaasti sekä myös tekevät laadukasta työtä – ei vain niitä, jotka tekevät jompaa kumpaa.
  2. Auditoi työtehtävät. Olemme huonoja lopettamaan jonkun tekemistä, kohtuullisia muokkaamaan niitä ja todella hyviä ottamaan lisää tehtäviä. Kuitenkin toiminnan ja tuloksellisuuden kannalta katsottuna eri tehtäväosa-alueilla on erilainen painoarvo. HBR:n artikkelissa neuvottiin poistamaan vähäarvoinen työ ja edistämään syvällistä työtä, sillä moniajo vähentää tuottavuutta jopa 40 %. Koska moniajo tuntuu tuottavammalta kuin yhden asian ”kerralla loppuun” tekeminen, on helppo jättää huomiotta "vaihtokustannusten" kertyminen. Auditoimalla sitä, kuinka paljon aikaa tehtäviin menee kivoihin tai ei merkityksellisiin tehtäviin verrattuna siihen, kuinka paljon aikaa käytetään strategisesti ja/tai tavoitteen kannalta merkittäviin tehtäviin. Auttamalla poistamaan merkityksettömät tai vähämerkitykselliset tehtävät, kehittämällä toimintatapoja (automatisointi, tekoäly, digitalisaatio, yms) ja priorisoimalla tavoitteen ja/tai strategian kannalta tärkeitä tehtäviä parannetaan tuottavuutta ja vähennetään työkuormaa. Win-Win!  
  3. ”Pakota" taukoihin ja lomalle. Monet yritykset pelkäävät työntekijöiden väärinkäyttävän vapautta, jolloin ”kontrolloidaan tuottavuus laskuun”. Kannusta pysähtymään päivittäin sen ääreen mikä on tärkeää, työskentelemään vähemmän työajan ulkopuolella ja olemalla oikeasti lomalla. Aivomme tarvitsevat tilaa ollaksemme luovia, kokeaksemme merkityksellisyyttä ja toimiaksemme järjen ohjaamana. Nimittäin, mitä enemmän aivot ovat sitoutuneet tiettyyn, tässä tapauksessa kiireiseen työhön, sitä vähemmän pystymme luovuuteen tai laaja-alaiseen ajatteluun. Jos haluat työntekijöiden todella menestyvän, on sinun annettava heidän ajatuksilleen aikaa vaeltaa.
  4. Toimi esimerkkinä. Viesti siitä, että yritykset arvostavat hyvinvointia kiireen sijaan, resonoi työntekijöiden keskuudessa vain, jos he näkevät myös pomonsa pitävän lomaa. Rohkeimmat ja pitkässä juoksussa tuottavimmat johtajat eivät ole niitä, jotka polttavat kynttilää molemmista päistä.
  5. Varmista riittävä resurssointi. Psykologisten tekijöiden lisäksi kiireen tärkeimmät syyt ovat ajan ja resurssien rajoitteet. Resurssointi tapoja: Enemmän aikaa, rahaa, tilaa, ihmisiä ja laitteita? Vaihtoehtoiset toimintamallit yllättävissä tilanteissa – missä raameissa voidaan liikkua? Osaamiskapeikot, eli kriittiset osaamisalueet riittävän monella hallussa? Resurssien kokoaminen tulee aina olemaan kallista, mutta hyvien työntekijöiden tai uskollisten asiakkaiden menettäminen raskaan, liian kiireisen työympäristön tai hitaan palvelun vuoksi tulee lopulta kalliimmaksi. Kun toimitusketjut katkeavat, yritykset juuttuvat käsittelemään asiakkaiden valituksia, hallitsemaan vaihtelevia hintoja ja keksimään vaihtoehtoisia tapoja saada tuotteet toimitetuksi.

Lue koko Harvard Business Review artikkeli:

Beware a Culture of Busyness. Organizations must stop conflating activity with achievement. Adam Waytz