Miksi ja miten lisätä tiimirajoja ylittävää yhteistyötä?
Miksi tiimirajoja ylittävää yhteistyötä tarvitaan?
Monessa organisaatiossa kipuillaan tälläkin hetkellä "poteroitumisen" kanssa. Olemme oppineet olemaan Teams-palavereissa erittäin tehokkaita, jolloin pysähtyminen oman ajattelun äärelle jää jokaisen omalle kontolle. Kuitenkin samaan aikaan tiedämme erilaisten tutkimusten avulla (mm. Mälkki 2011), että itsereflektio ei aina toimi parhaalla mahdollisella tavalla. Tunteet estävät sen! Tarvitsemme toisiamme, jotta oma ajattelumme kehittyy ja kirkastuu. Lisäksi eri tiimeissä ja osastoissa on paljon hiljaista tietoa, joita emme hoksaa jakaa automaattisesti. Se tarvitsee oman aikansa ja paikkansa.
Hukkaamme päivittäin niin aika- kuin energiaresurssejamme, kun emme panosta tiimirajoja ylittävään yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen. Tästä esimerkkinä organisaatio, jossa huomattiin, että kolme eri "osastoa" keksivät pyörää uudelleen. Pyörää, eli toimintamallia, mikä oli yhdessä työstetty, kirjattu ja johtoryhmässä käsitelty jo vuosi sitten. Tämä (ja moni muu) toimintamalli ei ollut jalkautunut käytäntöön.
Miksi näin pääsi käymään? Kyseessä on hyvin inhimillinen ilmiö. Jokainen asiantuntijatiimi keskittyi omaan tekemiseensä niin tiukasti, etteivät tulleet pysähtyneeksi ja kysyneet itseltään riittävästi taustakysymyksiä. Esimerkiksi: Mitä olemme tekemässä ja miksi? Mitä meillä koko organisaatiossa on jo olemassa? Ketä muuta asia voisi kiinnostaa? Miten muodostamme yhteisen ymmärryksen, ettemme tee turhaa työtä? Keitä tarvitsemme mukaan? jne. Esihenkilöillä on iso rooli ja vastuu, mutta se ei poista asiantuntijoiden omaa vastuuta mitenkään. Valmentavassa kulttuurissa kenen tahansa tehtävänä on kysyä "tyhmiä". Eli ihmetellä ääneen: kysellä taustoista sekä kysellä tavoitteen perään.
Miten lisätä yhteistyötä ja vuorovaikutusta?
Tapoja on monia, tässä niistä muutama: Organisaation sisäinen mentorointiohjelma, projekti- ja prosessityöskentely sekä ryhmä- ja tiimicoaching.
Organisaation sisäisen mentorointiohjelman tavoitteena on tukea osaamisen jakamista yli organisaatiorajojen. Mentoroinnin avulla mahdollistetaan kollegiaalista tukea niin parhaimpien käytäntöjen jakamiseen, oman ajattelun laajentamiseen kuin myös verkostoitumiseen ja urakehityksen pohtimiseen. Kokosin tähän muutamien viimeaikaisten ohjelmien osallistujien kommentteja, siitä mitä he saivat mentorina tai mentoroitavana (aktorina) olemisesta. Tuetun mentorointiohjelman tarkoituksena on auttaa parit tai ryhmät alkuun, jonka jälkeen he osaavat toimia keskenään. Tuetun prosessin kesto vaihtelee tarpeen mukaan 6kk-1v. Tämän jälkeen parit toimivat sen ajan minkä kokevat järkeväksi, yleensä jatkavat ainakin vuoden.
Mitä osallistujat saivat mentorointiohjelmaan osallistumiselta?
- Sain rohkeutta kysyä ja ihmetellä. Sain myös uusia näkökulmia, jotka laajensivat ajatteluani.
- Opin kuinka tärkeää on pysähtyä tasaisin välein käymään työparin tai tiimin kanssa läpi töitä, ja havainnoida missä niissä mennään.
- Opin miten tärkeää on henkilö, joka tuuppii eteenpäin, valaa rohkeutta ottaa asioita puheeksi ja auttaa rakentamaan oman kasvun ja urakehityksen kannalta elintärkeitä verkostoja.
- Opin kysymään myös asian ulkopuolelta: mitä kaikkea on taustalla, mitkä kaikki vaikuttavat ja mitä oikeasti olisi hyvä puhua yhdessä.
- Sain mentorina olemisesta aivan loistavaa johtamisoppia. Prosessin määrämuotoinen etenemistapa ja stepit ovat tärkeä oppi myös omaan arkeen. Ennen menin enemmän hetkessä soveltaen.
- Opin, että valmentava mentori ei ole pelkästään tiedon ja kokemuksen jakaja, vaan luottamuksellisen yhteistyön rakentaja. Keskeistä mentorointisuhteessa on tasavertaisuus, luottamuksellisuus sekä mentorin kyky kuunnella ja esittää kysymyksiä liiallisen ohjaamisen sijasta.
Ryhmä- tai tiimicoachingia hyödynnetään sekä talon sisäisenä toimintana, että ostopalveluna. Mikäli organisaatiossa on coaching-osaajia, heitä kannattaa hyödyntää. Ostopalveluna ryhmäcoachingia yleensä tilataan organisaation kehitysohjelmien, yhteisten toimintatapojen tai kulttuurimuutoksen tueksi. Tiimicoachingia puolestaan hyödynnetään tiimi-/projektityössä. Näiden erona on se, että ryhmäcoachingissa on yhteinen aihe, mutta jokaisella osallistujalla on siihen liittyvä oma tavoite. Kun puolestaan tiimicoachingissa kaikilla on yhteinen ongelma tai tavoite mitä ratkotaan yhdessä.
Mitä osallistujat saivat ryhmä- tai tiimicoachingista?
- Nopeutti muutosprosessiamme.
- Selkeytti tavoitettamme ja toimenpiteitä.
- Emme olisi itseksemme tajunneet, mitä kaikkea meillä jo on valmiina - iso apu!
- Opittiin ymmärtämään toisiamme paremmin ja keskinäinen luottamus kasvoi.
Prosessi- ja projektityö on yleensä työn ja työskentelytapojen kehittämistä. Alati kiihtyvä muutos pistää meidät kehittämään prosessi- ja projektityön johtamista, sillä ilman kykyä johtaa ja kehittää prosessejaan tässä ympäristössä, organisaatio tulee väistämättä taantumaan (sanoo Ella Lindroos Arterilta).
Onnistuakseen prosessi- ja projektityön johtamisessa, muista ainakin nämä:
- Tavoite ja mittarit, seuranta ja toimenpiteet (välietapit)
- Asian tärkeys strategian kannalta: mitä, miksi ja miten?
- Keitä mukaan ja miksi juuri he?
- Sitoutumisen varmistaminen, oli sitten kyseessä uusi tuotettava prosessi tai alkava projekti
- Tunnistetut haasteet
- Realistinen aikataulu ja budjetti
- Seuranta, suuntaus ja lopetus (Mikä voisi olla syy milloin projekti esimerkiksi lopetetaan kesken? Mistä tiedetään että prosessi on jalkautunut?)
Ota yhteyttä!
marjut@wayup.fi tai 050 344 5779