Kehitä palautetaitojasi - 5 vinkkiä onnistuneeseen palautekeskusteluun

Palaute on kehittymisen ja kasvamisen elinehto. Tästä syystä palautetaidot ovat yksi keskeisimpiä työelämätaitoja: niin johtajille kuin tiimiläisillekin! 

”Paras palaute on saajalleen hyödyllistä – riippumatta siitä, onko se kiittävää vai korjaavaa. Hyödyllinen palaute vie tekemistä eteenpäin. Jatkuva, kannustava palaute tukee ihmisen työidentiteettiä eli käsitystä siitä, millainen hän on työntekijänä. Se kasvattaa motivaatiota oppia ja kehittyä. Kaiken lisäksi palaute on kuin sementtiä, joka luo työpaikalle psykologisesti turvallista ilmapiiriä.”

TTL:n tutkimusprofessori Jari Hakanen

Lähes jokaisessa vuosien aikana näkemässäni henkilöstökyselyssä on kaksi toistuvaa parannuskohdetta: palaute ja viestintä. Molempien kohdalla sormi yleensä käännetään osoittamaan johtajia. On helppoa vaatia, että muiden tehtävänä on pitää minut kartalla ja osata antaa kysymättäkin tarvitsemaani palautetta.

Mitäs jos käännettäisiinkin katse itseen? Nämä molemmat ovat asioita mihin meistä jokainen voi vaikuttaa ja joiden eteen jokainen voi tehdä asioita.

5 vinkkiä onnistuneeseen palautekeskusteluun

1. Pyydä palautetta

Palautteen saaminen ei ole pelkästään tiimiläisten toiveena, sillä myös esihenkilöt ja johtoryhmäläiset kaipaavat palautetta työstään. Kerro etukäteen mistä toivoisit saavasi palautetta, niin helpotat palautteen antamisen aloittamista. On nimittäin huomattavasti helpompaa miettiä millaista palautetta antaa, kun toinen on kertonut mistä toivoo saavansa sitä.

2. Kiitä palautteesta

Palautteen vastaanottamisella voi ”tappaa” orastavan palautekulttuurin synnyn hyvin nopeasti. Jos palautteen antaja kokee sinun vähättelevän tai jopa kieltävän saamasi palautteen, niin voi olla, että et enää koskaan saa häneltä palautetta.

On hienoa, kun toinen huomaa asioita, mitä itse ei ole huomannut. Kaikilla meillä on parannettavaa ja opittavaa. Samoin me kaikki kaipaamme vahvistusta ja huomiota hyvälle työllemme.

Opettele siis vastaanottamaan kaikenlaista palautetta. Kun saat palautetta, älä selitä sitä pois vaan kiitä – olipa palaute sitten mitä tahansa. Muista, että voit aina kysyä lisää. Kysymällä osoitat, että haluat ymmärtää toista - ymmärtää mistä toisen kokemus on mahdollisesti syntynyt

3. Valmistaudu – pysähdy ennen kuin annat palautetta

Mieti aina ensin miksi haluan antaa palautetta. Tämä on erityisen tärkeää korjaavan palautteen kohdalla. Mieti haluatko antaa palautetta suoraan, koska olet ärsyyntynyt. Vai haluatko toimia toiselle peilinä, jotta hän kehittyy, innostuu ja motivoituu. Ärtyneenä et tule onnistumaan palautteenannossa!

Olemme erilaisia ja siksi on hyvä pysähtyä miettimään, miten sanoittaa palautteen toiselle. Positiivisen palautteen osalta esimerkiksi osa menee lukkoon, kun saa kehuja ryhmän edessä. Myös, jos henkilön oma kokemus on päinvastainen kuin mitä tarjoat, ei positiivinen palauteesi uppoa häneen. Kriittisen, negatiivisen palautteen osalta nousee helposti suojamuuri eteen: selittelyä, torjumista tai jopa suoranaista vihastumista voi ilmetä.

Hyvä ja toimiva palaute on toisen suorituksen, työn, käytöksen tai asenteen huomioimista. Tämä voi siis olla sekä positiivista että negatiivista asiaa. Huono ja jopa mitätöivä palaute puolestaan keskittyy toisen toiminnan kommentointiin tai arvosteluun. Arvostava asenne ja omien kokemusten tai tunnetilojen peilaaminen on yleensä toimivaa.

4. Keskustelkaa palautteesta

Palaute ilman keskustelua on turha! Väärien tulkintojen mahdollisuus kasvaa ja toisen ajattelua on mahdoton nähdä. Hyvä toista tukeva aie jää siis toteutumatta mitä suurimmalla todennäköisyydellä. Tutkimusten mukaan palaute on vaikuttavimmillaan, kun se vahvistaa omaa käsitystä asiasta. Yksilöillä on taipumusta kieltää negatiiviset viestit, mikäli se eroaa heidän omasta käsityksestään. (mm. Tesser & Campbell, 1983;  John Hattie & Helen Timperley, 2007: The Power of Feedback).

Pyydä ensin toista itse kertomaan miten koki sen asian tai tilanteen, josta haluat antaa palautetta. Sen jälkeen voit joko vahvistaa tai kysyä haluaako hän kuulla miten sinä sen koit.

Kerro palautteesi selkeästi. Hyvä kaava selkeään ja ymmärrettävään palautteeseen on: 1) mitä havaitsit, 2) millainen vaikutus sillä oli sinuun ja 3) mitä toivot hänen tekevän asialle. (mm. Valmentava mentorointi, Ristikangas, Ristikangas, Alatalo, 2020)

Kysy tämän jälkeen mitä ajatuksia antamasi palaute herätti. Ole valmis kuulemaan toisen kokemus ja tunteet mitä antamasi palaute herättää. Käykää rauhassa keskustelua asian tiimoilta. Ilman konkretiaa, ei antamasi palaute muutu arjen teoiksi.

5. Sopikaa seurannasta

Kun tavoitteena on muuttaa toimintaa, niin sopikaa missä ja miten seuraatte sitä. Sinulla on oiva tilaisuus olla apuna ja tukena muutoksessa. Tämä ei tarkoita, että neuvomista, vaan sparrailua ja tukea ajattelulle. Voit esimerkiksi kysyä: Mitä tukea tarvitset minulta onnistuaksesi? Koska aloitat?  Mitä konkreettista teet?

Toivottavasti näistä vinkeistä on sinulle ensiapua. Mikäli haluat kehittää organisaatiosi tai tiimisi palautekulttuuria, ota yhteyttä marjut@wayup.fi . Rakennetaan yhdessä teille arvostava, kannustava ja kehittävä palautekulttuuri!

Lisätietoa johtamisvalmennuksistamme ja valmentajistamme.